Sinds 2 jaar is er binnen onze vereniging een werkgroep Beeldarchief actief. Eerder waren er al mislukte pogingen gedaan om zo’n werkgroep samen te stellen, maar de huidige  werkgroep lijkt nu toch echt op een fundament te staan. De werkgroep bestaat nu nog uit 7 leden.
Doel van de werkgroep is het verzamelen en documenteren van beeldmateriaal en documenten en dit publiek digitaal aan te bieden. Deelnemers van de werkgroep moeten naast een geschied- of heemkundige interesse ook wel wat gevoel voor computers hebben, al is dat snel aan te leren.
Uiteraard zijn we altijd op zoek naar nieuwe werkgroepsleden.

Er zijn inmiddels al stappen gezet om het vele beeldmateriaal te documenteren. In de loop der jaren zijn er meer dan 30.000 afbeelden (foto’s, negatieven en dia’s) gescand in hoge resolutie.
Vorig jaar heeft het bestuur na advies van de werkgroep besloten zich aan te sluiten bij de Brabant Cloud en is hier een abonnement op genomen. De bedoeling is dat we te zijner tijd de foto’s tonen via onze eigen website aan heel de wereld.

Wat is de Brabant Cloud?

Meer dan 80 heemkundekringen en musea in Noord Brabant zijn inmiddels aangesloten bij de Brabant Cloud. De Brabant Cloud maakt zelf ook weer onderdeel uit van een grote wereldspeler: Picturea. Erfgoed Brabant beheert deze cloud. Een cloud wil zeggen dat de data centraal wordt opgeslagen en uitsluitend online is te benaderen. In deze cloud kunnen de erfgoedinstellingen hun verzamelingen digitaal delen via hun website. Datasets met foto’s, filmpjes en documenten kunnen op de eigen website geplaatst worden. Door het gebruik van filters kun je deze en hun beschrijving opzoeken. Bijkomend voordeel is dat eenmaal gepubliceerd, de foto’s mondiaal op te zoeken zijn door het gebruik van internationale netwerken, vertaal- en termenlijsten. Een paar keer per jaar worden er verspreid over de provincie bijeenkomsten georganiseerd, waar aangesloten leden hun ervaringen kunnen uitwisselen en waar de beheerders van de Brabant Cloud vernieuwingen of updates aankondigen en toelichten.

Binnen Dongen is ook Museum De Looierij -ongeveer tegelijkertijd met ons- aangesloten bij de Brabant Cloud. Inmiddels heeft het museum al een dataset met objecten en documenten in de Brabant Cloud beschikbaar gesteld op hun website. Zover zijn wij nog niet. We trekken wel samen op qua kennisuitwisseling met het museum.

Wanneer gaan wij iets publiceren?

Naast een eigen verzameling hebben we als heemkundekring ook een aantal verzamelingen gekregen van Dongense fotografen, zoals van Cees Timmers en Broekhuijse. Ook een deel van het fotoarchief van de gemeente Dongen hebben we in onze verzameling. Daarnaast hebben we de beschikking over collecties van scholen, bedrijven en particulieren.
Voordat we foto’s publiceren moeten we uitzoeken of het mag en of het de moeite waard is.
Is de foto een mooi plaatje, maar kun je niet afleiden waar het is, wanneer het is gemaakt, waarom het is gemaakt en wie de personen zijn die erop staan, dan heeft het niet zoveel zin dit te publiceren.  Zaak is dus dat we ons materiaal goed documenteren en voorbereiden voordat we kunnen publiceren op het web. Dat is nog niet zo eenvoudig. Het is namelijk vaak niet zo moeilijk om digitale afdrukken te verkrijgen, maar mogen we de foto wel gebruiken? Worden er geen rechten geschonden zoals auteursrecht, beeldrecht, privacyrecht of portretrecht? In veel gevallen kunnen we volstaan met bronvermelding, maar dan moet je wel weten wie de bron is. Je blijft een risico op een forse boete lopen als we hier te laconiek mee aan de slag gaan.

Dus dat moeten we zeker vaststellen naast vastleggen wat er op de foto staat.
De werkgroep is nu aan de slag om de zogenaamde metadata (de gegevens van de foto’s) te verzamelen. De werkgroep bestaat uit (DAM-)beheerders en collectiebeheerders/

Bert Kalter en Rinus Krijnen zijn de Digital Asset Managers (DAM Beheerders) van het systeem. Zij zorgen dat foto’s onder een uniek nummer beschikbaar komen bij de collectiebeheerders.
Dat betekent dat zij de foto’s uploaden en een uniek nummer geven. De gegevens die bij de foto worden meegegeven worden onder vermelding van het nummer in een spreadsheet geplaatst en voorbereid op conversie naar de Brabant Cloud.
Uitwisseling van de data vindt plaats via een gemeenschappelijke NAS (Network attached storage). Een NAS is een speciaal bestandsopslagsysteem waarmee meerdere gebruikers en apparaten op het lokale netwerk (LAN) toegang kunnen krijgen tot data vanuit een gecentraliseerde opslagruimte op het netwerk. De gebruikte NAS is in beheer en eigendom van Museum De Looierij en alle DAM- en collectiebeheerders hebben op de map HKK Beeldmateriaal lees- en schrijfrechten. Ook hebben ze allen rechten om in de Brabant Cloud te muteren.

De verzameling is opgedeeld in brokken (batches) en iedere collectiebeheerder reserveert een batch om in te werken. Dat wil zeggen dat de collectiebeheerder de foto bekijkt op de NAS en in de spreadsheet zijn of haar bevindingen noteert.

Als de collectiebeheerder klaar is geeft hij aan dat de spreadsheet weer vrij is.

Op een gegeven moment is de batch klaar om geconverteerd te worden naar de Brabant Cloud (ook wel bekend onder de naam Memorix Maior).
Het besluit tot conversie wordt gezamenlijk genomen in de werkgroep. Voordeel van het werken met spreadsheets vooraf is, dat je veel objecten tegelijkertijd kunt aanpassen door snel data te kopiëren. Binnen Memorix Maior is dit lastiger.

En wanneer nu?

Na conversie is er nog niets te zien op de website. De website moet eerst nog worden voorzien van een plugin om de datasets te tonen. Dat zal binnenkort gebeuren.
De collectiebeheerder bepaalt uiteindelijk of de foto werkelijk zichtbaar wordt op het web. Het kan zijn dat er soms wel 100 foto’s van hetzelfde object zijn, maar dat we er toch maar 10 beschikbaar willen stellen aan het publiek. Ook kan het zijn dat publicatie achterwege blijft vanwege mogelijke rechten-overtredingen en dat we daarom de foto’s (nog) niet plaatsen.

De voorlopige planning is nu dat we voor het einde van 2024 de eerste foto’s zichtbaar hebben op het web.

Documenten

Naast foto- en filmmateriaal heeft de heemkundekring ook publicaties, die we digitaal via de Brabant Cloud beschikbaar willen stellen in PDF-formaat. De voorbereidingen om deze beschikbaar te stellen zijn vergelijkbaar met het fototraject.

Eén van de documentenreeksen is de Wazerweijen. Deze worden inmiddels gedigitaliseerd en staan voorlopig nog op de NAS in PDF-formaat inclusief een index (waar staan welke artikelen?) Ook hier zullen we nog een besluit over moeten nemen of we deze publiek beschikbaar gaan stellen of alleen op afroep voor onderzoek?

Hoe werkt de werkgroep?

Een paar keer per jaar komt de werkgroep bij elkaar. Momenteel vinden we onderdak op de Achterberg-school in de St. Josephstraat. De volgende bijeenkomst is op 7 november om 10:00 uur.

Tijdens deze bijeenkomsten praten we bij hoever we staan en stellen we elkaar vragen over bepaalde foto’s of gebeurtenissen. We hebben hier de beschikking over een digitaal schoolbord en zo kunnen we ook samen foto’s bekijken. We nemen hier ook besluiten over de vervolgstappen van de batches foto’s: gaan we publiceren of zoeken we eerst verder?

Verder is de werkgroep van plan meetings te organiseren met kennisspecialisten over bepaalde onderwerpen. Zo hebben we heel veel foto’s van allerlei gemeente-activiteiten. Met een aantal oud-ambtenaren zouden we bij deze foto’s veel meer verdiepingsinfo kunnen opvragen. Wellicht dat we ook binnen de vereniging mensen kunnen uitnodigen om ons hierbij te helpen.

Soms publiceren we foto’s op ‘Dongen in Foto’s’ met een vraag wat het is, als we er zelf niet uitkomen. De ‘Wisdom of the crowd’ doet soms wonderen.

Heb je interesse om mee te doen met de werkgroep, meld je dan aan bij het secretariaat van  de heemkundekring: info@heemkundedongen.nl.

We zoeken vooral mensen die veel van Dongen weten en ons kunnen helpen bij het aanvullen van gegevens over de foto’s. En vind je het ook nog leuk om de info te verwerken, dan ben je helemaal onze man of vrouw. Maar er is nog meer te doen: Hebben we bronnen die gescand moeten worden en lijkt jou dat wat? De heemkundekring heeft een professionele A4-flatbedscanner die hiervoor kan worden ingezet. Deze is verkregen met subsidie van de provincie.

De werkgroep:

Bert Kalter
Rinus Krijnen
Piet Willemse
Toon Cornelissen
Ellie Oerlemans
Frank Martens
Piet van der Pluym